Políticas de Tratamiento de Datos
El INGENIO CARMELITA S.A., en cumplimiento de lo dispuesto por el Art. 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, persona jurídica privada con domicilio principal en la Troncal del Pacifico Km 23 Mediacanoa, La Virginia Riofrio – Valle del Cauca, Colombia, identificada con NIT 891.900.196-1, cuyo objeto social principal es el cultivo y siembra de caña, la elaboración y refinación de azucares, en calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES e USO DE IMAGEN, informa a los titulares de datos personales que se encuentren almacenados en nuestras bases de datos y archivos sobre el contenido de la presente política y procedimientos en materia de protección de datos personales:
TABLA DE CONTENIDO
I. PRESENTACIÓN DE INGENIO CARMELITA S.A.
II. OBJETIVO
III. GLOSARIO.
IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
V. MARCO JURÍDICO, LEGAL Y JURISPRUDENCIAL.
VI. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS, POLÍTICA DE PRIVACIDAD RELATIVA AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
VII. LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS EN LOS DOCUMENTOS SUSCRITOS POR EL TITULAR.
VIII. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
IX. MANEJO INTERNO DE DATOS.
X. AUTORIZACIONES DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR PARTE DEL TITULAR.
XI. REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE CIERTOS DATOS PERSONALES.
XII. DERECHOS Y OBLIGACIONES RELATIVOS A LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
XIII. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS CON FINES DE CONTROL DE ACCESO Y SEGURIDAD Y SISTEMA DE VIDEO VIGILANCIA.
XIV. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMO PARA EL CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, OPOSICIÓN Y CANCELACIÓN SOBRE LOS DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES, EJERCICIO DEL DERECHO Y CANAL DE ATENCIÓN DE
XV. MECANISMOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL QUE REPOSA EN LAS BASES DE DATOS DEL RESPONSABLE.
XVI. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)
XVII. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS.
I. PRESENTACIÓN DE INGENIO CARMELITA S.A. Y FUNDACIÓN CARMELITA
INGENIO CARMELITA S.A identificada con NIT. 891.900.196-1, y domiciliada en Riofrío (Valle del Cauca), es una de las empresas agroindustriales más importantes del Sur Occidente colombiano, con más de 70 años de trayectoria en el mercado. Nuestro objeto social cuenta con una serie de actividades relacionadas con la elaboración, fabricación, comercialización y distribución de productos derivados de la caña de azúcar, así como la siembra, cultivo y transporte de este cultivo y otros productos agrícolas. Además, el INGENIO CARMELITA S.A se dedica a la adquisición de terrenos para el desarrollo agrícola, la ejecución de labores agrícolas con equipos mecanizados, la construcción y mantenimiento de obras de defensa frente a fuentes hídricas, la instalación de sistemas de riego y drenaje, la adquisición de equipos y repuestos necesarios para estas actividades y el desarrollo de actividades de responsabilidad social en educación, ambiente, cultura, deporte entre otros fines relacionados o conexos que desarrolla directamente o a través de la FUNDACIÓN CARMELITA.
En consecuencia y para todos los efectos legales y reglamentarios la presente política se extiende a las actividades desarrolladas por la FUNDACIÓN CARMELITA quien garantiza y lidera las actividades de responsabilidad social de INGENIO CARMELITA S.A.
II. OBJETIVO
El INGENIO CARMELITA S.A con la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES E USO DE IMAGEN DE INGENIO CARMELITA S.A., en estricto cumplimiento de los mandatos constitucionales, legales e institucionales, brinda a sus usuarios, trabajadores, contratistas, proveedores, accionistas, clientes, consumidores, familiares de trabajadores, practicantes profesionales, técnicos, tecnólogos, Niños, niñas y adolescentes, grupos de interés, deportistas, lideres sociales, además de cualquier otro sujeto de derechos titular de datos personales; las garantías necesarias para el adecuado tratamiento de los datos personales confiados a la compañía.
El presente documento tiene como objetivo informar a los sujetos de derecho, que la información que sea proporcionada por ellos, o con la que cuente a la fecha el INGENIO CARMELITA S.A, goza de confidencialidad, seguridad y custodia, de acuerdo con la normatividad vigente. El tratamiento de los datos personales estará sometido al criterio de protección ordenado por la Corte Constitucional en ejercicio de la protección de los derechos fundamentales, la Constitución Política de 1991, la ley Estatutaria 1581 de 2012 (reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1377 de 2013, y la sentencias C-748 de 2011), el Decreto 255 de 2022 y demás normas concordantes.
Además, con el presente documento, se busca informar al sujeto de derechos que, como titular de sus datos personales, puede exigir al INGENIO CARMELITA S.A la inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos, así como la limitación en las posibilidades de su divulgación, publicación o cesión, de conformidad con los principios que regulan el proceso de administración de datos personales.
III. GLOSARIO.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Bases de Datos Tercerizados: Los encargados de tratamiento de datos personales que pueda tener la compañía cuentan con una cláusula de confidencialidad de la información.
- Consentimiento del titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información con fines comerciales.
- Datos Biométricos: Son aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la población como Huellas dactilares, Análisis del ADN.
- Dato de carácter personal:
- Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables Relativa tanto a su identidad (nombre y apellidos, domicilio, filiación, etc.) como a su existencia y ocupaciones (estudios, trabajo, enfermedades, etc.)
- Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008).
- Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008).
- Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008).
- Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, bien sea porque revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, , organizaciones sociales, organizaciones de derechos humanos, que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, a los datos biométricos. Datos de los niños, niñas y adolescentes: “Se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y
- Dependencia encargada de la Protección de Datos Personales: El proceso legal es el designada por el Ingenio para garantizar el cumplimiento de la presente política.
- Empleado: Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.
- Encargado del tratamiento: Es quien manipula los datos de carácter personal, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base a las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. Exempleado: Persona natural que estuvo vinculada laboralmente con el Ingenio.
- Habeas Data: Es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.
- Protección de datos de carácter personal: Es un derecho fundamental que tienen todas las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el tratamiento indebido de datos personales capturados por un tercero.
- Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del Tratamiento. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012).
- Sistema de información: Conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones, procedimientos físicos o automatizados sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión con destino a captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.
- Visitante: Persona(s) que están en un lugar por una duración inferior a 8 horas sin ejercer una actividad que se remunere en el lugar visitado.
IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
La presente política de manejo de datos tiene cobertura de aplicación en todo el territorio nacional cuando el INGENIO CARMELITA S.A tenga bajo su responsabilidad el tratamiento de datos personales en sus bases de datos, además de los datos que se le confíen. Este régimen de protección de datos personales no se aplica para: a) Las bases de datos o archivos de carácter exclusivamente personal o doméstico. En caso de que estos datos sean proporcionados a terceros, se debe informar previamente al titular y obtener su autorización. En este caso, los responsables y encargados de las bases de datos están sujetos a las disposiciones de la ley de Habeas Data. b) Las bases de datos y archivos destinados a la seguridad y defensa nacional, así como a la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y financiamiento del terrorismo. c) Las bases de datos que contengan información de inteligencia y contrainteligencia. d) Las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales. e) Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008. f) Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.
V. MARCO JURÍDICO, LEGAL Y JURISPRUDENCIAL.
El marco jurídico y legal que protege a las personas su derecho fundamental a la protección de sus datos personales está fundamentado en:
- Constitución Política de 1991: En su artículo 15 la Constitución establece lo siguiente: “(…) Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución (…)”.
- Ley 1266 de 2008: Por la cual se dictan disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la provenientes de terceros países, y se dictan otras disposiciones.
- Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales.
- Decreto Único 1074 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
- Circular Externa 005 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio: Por la cual se fijan estándares de un nivel adecuado de protección en el país receptor de la información personal.
- Circular Externa 008 de 2017 de la Superintendencia de Industria y Comercio: Por la cual se incluye un país en la lista de aquellos que cuentan con un nivel adecuado de protección de datos personales.
- Guía de la Superintendencia de Industria y Comercio para la implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability): En general, para la aplicación e interpretación del presente manual, cuando fuere procedente, se aplicarán las demás normas que regulen o complementen lo concerniente a la protección de datos personales.
- Así mismo, el tratamiento de datos personales fue materia de estudio por parte de la Corte Constitucional en sentencia C-748 de 2011.
VI. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS, POLÍTICA DE PRIVACIDAD RELATIVA AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Los principios contenidos en esta política de tratamiento de datos son los contenidos en la Ley 1851 de 2012; los Decretos que lo complemente, regulen o modifiquen; los tratados internacionales ratificados por Colombia y la jurisprudencia de la Corte Constitucional.
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: Este principio establece que el tratamiento de datos personales debe ajustarse a lo dispuesto en la ley y otras normativas que la desarrollen. Es decir, el tratamiento debe realizarse de acuerdo con las regulaciones establecidas.
b) Principio de finalidad: El tratamiento de datos debe tener una finalidad legítima, conforme a lo establecido en la Constitución y la ley. Esta finalidad debe ser comunicada al titular de los datos, asegurando que esté informado sobre cómo se utilizarán sus datos personales.
c) Principio de libertad: El tratamiento de datos solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no pueden ser obtenidos o divulgados sin autorización, a menos que exista un mandato legal o judicial que releve la necesidad de consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos o que puedan inducir a error.
e) Principio de transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan, en cualquier momento y sin restricciones, por parte del responsable del tratamiento. Esto implica que el titular debe poder acceder a sus datos personales cuando lo desee.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos está limitado por la naturaleza de los datos y las disposiciones legales. Solo pueden acceder a los datos personas autorizadas por el titular o previstas en la ley. Los datos personales no deben estar disponibles en medios de divulgación masiva sin control técnico.
g) Principio de seguridad: Se establece la obligación de manejar la información con medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar su seguridad y evitar su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales deben garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con las actividades de tratamiento. Solo pueden comunicar o suministrar datos personales conforme a lo autorizado por la ley.
VII. LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS EN LOS DOCUMENTOS SUSCRITOS POR EL TITULAR.
Toda captura, recolección, uso y almacenamiento de datos personales que realice INGENIO CARMELITA S.A en el desarrollo de sus actividades, y de aquellas finalidades dispuestas en la Política de Protección de Datos Personales, requiere de los titulares un consentimiento libre, previo, expreso, inequívoco e informado.
Al efecto, INGENIO CARMELITA S.A ha puesto a disposición de los titulares la autorización para el tratamiento de sus datos personales en los diversos escenarios en los cuales realiza la captura del dato, tanto de manera física como digital, a través de coberturas en modelos de autorizaciones o avisos de privacidad en donde se informa al titular sobre la captura de sus datos personales, el tratamiento al cual serán sometidos incluyendo las finalidades, sus derechos, los canales de ejercicio de sus derechos y la información relacionada sobre la Política de Protección de Datos Personales.
En todos los casos la obtención de la autorización se realizará bajo las diferentes modalidades que establece la ley, teniendo en cuenta la naturaleza de cada uno de los canales de captura de la información, y el modo en que la misma es obtenida, es decir, si es a través de un canal escrito, uno verbal o mediante una conducta inequívoca[1]. Es importante tener en consideración que en todos los casos el INGENIO CARMELITA S.A debe custodiar las autorizaciones obtenidas para el tratamiento de los datos personales. Así las cosas, se deberán guardar los formatos físicos en donde existan autorizaciones, el registro de llamadas o de los formularios web en los cuales se da trazabilidad sobre la aceptación del tratamiento.
La autorización para el Tratamiento de Datos Personales es un documento privado o hace parte de otro documento, contrato o negocio jurídico suscrito por el titular, el cual contendrá: la indicación que INGENIO CARMELITA S.A está autorizada para procesar la información personal del usuario de acuerdo con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Esto significa que el INGENIO CARMELITA S.A tiene el consentimiento para recopilar, almacenar y utilizar los datos personales proporcionados por los individuos.
- Datos Sensibles: Se establece que el INGENIO CARMELITA S.A no recopilará ni tratará datos personales considerados sensibles, como ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual y origen étnico, a menos que se cuente con la autorización expresa del titular o en los casos en los que la ley lo permita.
- Derechos de los Titulares de Datos: Los individuos tienen derechos sobre sus datos personales, incluyendo el derecho a conocer la política de privacidad del INGENIO CARMELITA S.A., así como el derecho a actualizar, rectificar, cancelar y oponerse al tratamiento de sus datos. INGENIO CARMELITA S.A., proporciona una dirección de correo electrónico específica para ejercer estos derechos.
VIII. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
INGENIO CARMELITA S.A es una empresa altamente competitiva en la industria de la producción de azúcar. Esta competitividad ha llevado al INGENIO a incorporar a un gran número de personas en su equipo de trabajo, así como a formar convenios y negocios jurídicos con terceros relacionados al objeto social que el INGENIO tiene. Esta gran variedad de relaciones jurídicas con sujetos de derecho, generan la obligación del INGENIO de administrar la información de datos personales confiada u obtenida con la debida autorización del titular o la ley, debido a la recolección, registro, almacenamiento, archivo y uso de la información entregada bajo la autorización expresa del titular, donde se informa el alcance de su uso, y los derechos del titular frente a sus datos personales; con el fin de administrar, agilizar y lograr el objeto social del INGENIO.
INGENIO CARMELITA S.A se compromete a usar la información confiada por el titular de la base de datos para los fine exclusivos de la ejecución de actividades de la compañía de acuerdo con su objeto social, en armonía con la autorización expresa del titular y con los límites que en ella se determinen.
En ese sentido, la empresa podrá utilizar la información para:
- Ofrecer productos, servicios y/o beneficios que la compañía guarde dentro de sus posibilidades empresariales de acuerdo con su objeto social. Este tipo de ofertas, podrán realizarse por medios físicos y/o electrónicos en las direcciones que sean suministradas por el titular.
- Recolectar, almacenar, usar, circular, transferir y/o suprimir los siguientes tipos de datos personales: información de identificación personal, datos de contacto, información laboral, datos financieros, datos de salud, datos de educación, datos familiares, datos de localización, datos biométricos, datos de comportamiento y otros datos relevantes proporcionados voluntariamente por el Titular
- Contactarme y enviar comunicaciones a través del grupo de WhatsApp corporativo “Comunicaciones”.
- Recibir y gestionar comunicaciones a través de dispositivos móviles o de cualquier otro medio de comunicación con información corporativa, publicitaria o promocional sobre los servicios, programas, acciones, políticas, eventos, campañas y/o concursos adelantados por Ingenio Carmelita S. A. y/o en el cumplimiento de sus actividades misionales.
- Realizar la verificación y actualización de los Datos Personales e informar sobre las actualizaciones de las políticas de tratamiento de información.
- AUTORIZAR los derechos de imagen del titular, para incluirlos sobre fotografías, procedimientos análogos a la fotografía; producciones Audiovisuales (Videos- Carteles publicitarios), medio electrónico, óptico, magnético, en redes (Intranet e Internet), mensajes de datos o similares; así como la posibilidad de transformar o modificar las piezas gráficas o aquellas obras que se desprendan de esta autorización y estén cobijadas por las leyes de Derecho de Autor; los Derechos Conexos y en general todos aquellos derechos de propiedad intelectual que tengan que ver con el derecho de imagen.
- Captar imágenes personales (total o parcialmente), tomar fotografías, realizar videos, audios o a través de cualquier otro medio conocido o por conocerse y similares del niño, niña, adolescente autorizados por sus representantes legales; a través de cualquier medio físico, electrónico o de otra naturaleza (en adelante referidas como “Las Imágenes” que para efectos de este documento, se entiende por el nombre, seudónimo, voz, firma, iniciales, figura, fisonomía total o parcial del cuerpo y/o cualquier símbolo que se relacione con la identidad del niño, niña o adolescente).
- Grabar su voz, cualquier interpretación artística, su nombre e información recolectada en entrevistas sobre y/o de él o ella (en adelante referidas, también, como “Las Imágenes”).
- Divulgar y publicar Las Imágenes a través de cualquier medio físico, electrónico, virtual o de cualquier otra naturaleza, pública o privada.
- Hacer uso ilimitado de Las Imágenes.
- Utilizar Las Imágenes en cualquier lugar de Colombia o el mundo, sin límite de tiempo.
- Modificar, adaptar, arreglar, manipular y alterar Las Imágenes para uso publicitario y otros fines lícitos de cualquier forma, entendiéndose que lo anterior, en ningún momento, constituya una violación a los derechos morales del menor y de quienes suscriben este documento
- Suministrar información a entidades gubernamentales en caso de requerimientos oficiales.
- Consultar información en las listas de control (Listas Nacionales e Internacionales de las que adquiere información SAGRILAFT) consulta a la CIFIN, a las centrales de información, Lista Clinton, Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional, DIJIN, Rama Judicial, Fiscalía General de la República, y/o cualquier otra lista de la cual dispongan con carácter público las entidades Gubernamentales, con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el Titular de los Datos e INGENIO CARMELITA S.A.
- Respaldar los procesos de auditoría externa e interna de INGENIO CARMELITA S.A.
- Para dar trámite a procesos judiciales y/o extrajudiciales, en los que la autoridad competente requiera la información, y en los casos permitidos por los Estatutos y Reglamentos Internos del INGENIO CARMELITA S.A.
- Registrar en la base de datos la información de los datos personales de empleados, ex – empleados, proveedores (activos o no), clientes (activos o no) y demás sujetos de derecho relacionados con el INGENIO CARMELITA, para remitir información sobre contratos, comercio y cualquier obligación relacionada con el sujeto de derechos.
- Corroborar y/o verificar la veracidad de la información suministrada por el titular de la información en los procesos que exigen referencias.
- Para elaborar informes de actividad e interacción de los sujetos de derecho con los canales de comunicación del INGENIO CARMELITA S.A cuando la información sea obtenida por medios automatizados de recolección y tratamiento de datos.
- Salvo autorización expresa del titular de los datos personales, la empresa no podrá realizar negocios jurídicos como la venta, licencia, transmisión o divulgación de datos personales.
IX. MANEJO INTERNO DE DATOS.
Estarán autorizados para conocer los datos personales suministrados y autorizados por el titular, el personal autorizado por el INGENIO CARMELITA S.A, la Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva, la Revisoría Fiscal, las Direcciones, la Gerencia y las entidades Gubernamentales que lo requieran conforme lo establece la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.
El INGENIO CARMELITA S.A podrá contratar con terceros para determinados procesos. En estos casos, el INGENIO CARMELITA S.A garantizará que estos cumplan con realizar el respectivo pacto o acuerdo en el que se obliguen a la protección de los datos personales del titular, cuando sea necesaria la participación de dichos terceros con la información, de acuerdo con la normatividad vigente.
En el caso de transmisión de datos personales, EL INGENIO CARMELITA S.A suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
X. AUTORIZACIONES DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR PARTE DEL TITULAR.
De acuerdo con el artículo 5 de la ley 1377 de 2013, INGENIO CARMELITA S.A diseñará e implementará formatos de autorización de tratamiento de datos personales o de uso de imagen. Los formatos de autorización contendrán: información de los datos personales que se recaudarán, espacios para diligenciar la información de los datos personales, la finalidad específica del uso de los datos personales o de imagen, los derechos del titular, la normatividad que aplica, el espacio para la consignación de la firma del titular y un recuadro para las observaciones o comentarios que el titular de derechos considere oportuno realizar.
Así mismo, INGENIO CARMELITA S.A podrá obtener la autorización para el tratamiento de datos personales por parte del titular por mecanismos como: medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
INGENIO CARMELITA S.A podrá obtener los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso. Se entiende por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, que pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
En caso de cambios sustanciales en la normatividad vigente del tratamiento de datos personales que afecten la autorización del titular, el INGENIO CARMELITA S.A como responsable de los datos personales confiados a su custodia, comunicará los cambios al titular antes o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. De ser necesario, INGENIO CARMELITA S.A podrá solicitar al titular nuevamente la autorización para el tratamiento de datos personales adecuado a la norma vigente.
XI. REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE CIERTOS DATOS PERSONALES.
De la autorización para el Tratamiento de datos personales sensibles.
El Tratamiento de los datos sensibles, definidos en el artículo 5° de la Ley 1581 de 2012, está prohibido, salvo en los casos expresamente señalados en el artículo 6° de dicha ley. En aquellos casos en los que el Tratamiento de datos sensibles sea posible conforme a lo dispuesto en la ley, se deben cumplir una serie de obligaciones.
En primer lugar, se debe informar al titular que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su Tratamiento. Además, se debe proporcionar al titular de manera explícita y previa, junto con los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos serán tratados como sensibles, así como la finalidad del Tratamiento, obteniendo su consentimiento expreso. Es importante destacar que ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.
La Ley 1581 de 2012 establece en su artículo 6° las excepciones a la prohibición del Tratamiento de datos sensibles. Estas excepciones incluyen:
a) Cuando el titular haya dado su autorización explícita, a menos que por ley no sea requerida dicha autorización.
b) Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos casos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) Cuando el Tratamiento se realice en el curso de actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de fundaciones, ONG, asociaciones u otros organismos sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no podrán suministrarse a terceros sin la autorización del titular.
d) Cuando el Tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, debiendo adoptarse las medidas para la supresión de la identidad de los titulares.
Por lo tanto, se garantiza para el tratamiento de datos personales sensibles, la protección de la privacidad y los derechos fundamentales de los titulares, así como proporcionando las excepciones necesarias para casos específicos en los que dicho tratamiento sea indispensable.
Tratamiento de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes: El tratamiento de datos personales o de uso de imagen de niños, niñas y/o adolescentes que no sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos en su tratamiento:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c) Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Cumplidos los anteriores requisitos, INGENIO CARMELITA Y LA FUNDACIÓN CARMELITA solicitará autorización para el tratamiento de datos al representante legal del niño, niña o adolescente.
XII. DERECHOS Y OBLIGACIONES RELATIVOS A LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES.
El titular de los datos personales tendrá derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
- Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Para los casos anteriores, INGENIO CARMELITA S.A., retirará las información general y/o gráfica que incluyan o relacionen al titular de derechos, de los medios propios (redes sociales, correos electrónico, revistas, etc.) que aún no se hayan distribuido, o que habiéndose distribuido puedan ser suprimidos de los medios controlados por la compañía; el material publicitario ya divulgado, compartido y viralizado, reconoce el titular y/o su representante, que no podrá ser recogido en su totalidad, razón por la cual el titular acepta el riesgo y solo exigirá la recolección de la información controlada por la compañía.
OBLIGACIONES DEL TRATAMIENTO DE DATOS POR PARTE DEL INGENIO CARMELITA S.A.
El INGENIO CARMELITA S.A como responsable del tratamiento de datos personales, tiene como obligación:
- Conservar prueba de la autorización otorgada por el titular de los datos personales, para el tratamiento de estos (artículo 8 del Decreto 1377 de 2013).
- Informar de manera clara al titular de los datos personales confiados al INGENIO CARMELITA S.A sobre el cambio de la normatividad aplicable al tratamiento de los datos personales, antes o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas (Artículo 5 del Decreto 1377 de 2013).
- Obtener del titular nueva autorización del manejo de datos cuando los cambios normativos exijan el cambio de la finalidad del tratamiento (Artículo 5 del Decreto 1377 de 2013).
- Recaudar las sugerencias, quejas, reclamos, revocatorias de autorización y supresión de datos, que el titular de los datos personales presente, de forma verbal o escrita por medios físicos, electrónicos y/o mensaje de datos. Las anteriores acciones serán gratuitas (Artículo 9 del Decreto 1377 de 2013).
- Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Comunicar al titular de la información los cambios sustanciales en el contenido de la política, referidos a la identificación del responsable y/o encargado y a la finalidad del Tratamiento de sus datos personales.
XIII. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS Y FACIALES CON FINES DE CONTROL DE ACCESO Y SEGURIDAD Y SISTEMA DE VIDEO VIGILANCIA
13.1. Sistema Biométrico y Facial: El tratamiento de datos sensibles incluye el reconocimiento de las huellas digitales y/o facial. La ley establece que ninguna actividad, servicio y/o similar, podrá estar condicionado a que el titular suministre datos personales sensibles. Por lo anterior, el INGENIO CARMELITA S.A. cuenta con todos los mecanismos para obtener la autorización del titular para el tratamiento solicitado de acuerdo con lo requerido por la Ley y con las medidas de seguridad que procuran la confidencialidad de los datos que conoceremos y/o recolectaremos.
Finalidad: Las finalidades específicas para el tratamiento de datos recolectados mediante sistemas biométricos a través de la captura de la huella dactilar, serán tratados con el único fin de validar la identidad de los empleados, contratistas o terceros autorizados para el ingreso en planta, mitigando todo riesgo vinculado al terrorismo, hurto, suplantación u otra acción dolosa con el fin de generar un daño a la compañía o su personal.
13.2. Zonas de Video Vigilancia (CCTV): Los sistemas de Video Vigilancia implican la recopilación de imágenes de personas, es decir, de datos personales (sensibles) de acuerdo con la definición contenida en la Ley 1581 de 2012, y en consecuencia el manejo o Tratamiento de datos personales deben ser observados bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, calidad, veracidad, seguridad, confidencialidad, acceso, circulación restringida y transparencia, contenidos en el Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia. Por esta razón, esta Política de Tratamiento de Datos Personales permite instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales para efectos de garantizar el control, parametrización y trazabilidad de los sistemas de monitoreo por Video Vigilancia. Los datos tratados mediante sistemas de Video Vigilancia serán preservados cumpliendo todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de estos. En este sentido, el suministro de éstos podrá estar restringido o limitado para efectos de resguardar la privacidad o por motivos de seguridad.
Finalidad: Las finalidades específicas para el tratamiento de datos recolectados mediante sistemas de video vigilancia serán las siguientes: a) Recopilación de imágenes de video de los visitantes y empleados. b) Contar con medidas de seguridad para el monitoreo de incidentes. c) Disuadir conductas irregulares de terceros. d) Controlar el ingreso de contratistas, visitantes y empleados a las instalaciones del INGENIO CARMELITA S.A.
Cada cámara de seguridad que se encuentre instalada en el INGENIO CARMELITA cuenta con un aviso de privacidad, el cual informa a todos los usuarios, visitantes y empleados que se encuentra grabando y monitoreando para fines de seguridad y los contenidos en la presente Política. Es por esta razón, que los titulares de la información dan su autorización mediante conductas inequívocas, las cuales permiten concluir a los responsables que se otorgó la autorización, pues se comunica a través de los avisos distintivos que sus imágenes van a ser captadas, conservadas o usadas de cierta manera y, conociendo tal situación, los titulares permanecen en el establecimiento.
XIV. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMO PARA EL CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, OPOSICIÓN Y CANCELACIÓN SOBRE LOS DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES, EJERCICIO DEL DERECHO Y CANAL DE ATENCIÓN DE RECLAMOS.
Para facilitar el ejercicio de los derechos del titular de los datos, se establece el siguiente procedimiento:
- Procedimiento para Consultas:
- Los Titulares, sus causahabientes, representantes o apoderados pueden consultar la información personal del Titular almacenada en las bases de datos de INGENIO CARMELITA S.A.
- INGENIO CARMELITA S.A., como Responsable y/o Encargada del Tratamiento, proporcionará la información solicitada que esté contenida en la base de datos o esté relacionada con la identificación del Titular.
- Las consultas se pueden realizar a través de los canales designados por INGENIO CARMELITA S.A.
- INGENIO CARMELITA S.A. responderá a la consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles desde la recepción. En caso de demora, se informará al interesado sobre los motivos y se establecerá una nueva fecha límite, que no excederá los cinco (5) días hábiles posteriores al vencimiento del plazo inicial.
- Procedimiento para Reclamos:
- Los Titulares, sus causahabientes, representantes o apoderados pueden presentar reclamos si consideran que la información almacenada en las bases de datos de INGENIO CARMELITA S.A. requiere corrección, actualización o supresión, o si detectan presuntos incumplimientos de los deberes establecidos por la ley.
- El reclamo se realizará mediante solicitud escrita dirigida a INGENIO CARMELITA S.A., incluyendo la identificación del Titular, una descripción detallada de los hechos que motivan el reclamo, la dirección y los documentos relevantes.
- Los reclamos se pueden presentar a través de los canales designados por INGENIO CARMELITA S.A.
- En caso de que el reclamo esté incompleto, INGENIO CARMELITA S.A. solicitará al interesado que subsane las deficiencias dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo. Si no se recibe la información requerida en un plazo de dos (2) meses desde la solicitud de subsanación, se considerará que el reclamante ha desistido.
- Si INGENIO CARMELITA S.A. no es competente para resolver el reclamo, se trasladará a la entidad correspondiente y se informará al interesado.
- Una vez recibido el reclamo completo, INGENIO CARMELITA S.A. incluirá una leyenda en la base de datos indicando que está en proceso de resolución, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles.
- INGENIO CARMELITA S.A. atenderá el reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles a partir del día siguiente a su recepción. En caso de demora, se informará al interesado sobre los motivos y se establecerá una nueva fecha límite, que no excederá los ocho (8) días hábiles posteriores al vencimiento del plazo inicial.
- Requisito de Procedibilidad: El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento. La persona interesada o afectada que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, podrá hacerlo por comunicación escrita a la entidad responsable del tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia de la identificación personal o documento similar análogo.
- Canales Habilitados:
- Los derechos de los titulares pueden ejercerse a través de los siguientes canales habilitados por INGENIO CARMELITA S.A.:
- E-mail: [email protected].
- Tel: 3174291707. 2260420
- Dirección: Troncal del Pacifico Km 23 Mediacanoa – La Virginia, Riofrio – Valle del Cauca.
- La Dependencia encargada de la Protección de Datos verificará y garantizará el cumplimiento de esta política, así como la implementación de los mecanismos físicos y tecnológicos de seguridad para evitar la adulteración, pérdida, consulta y uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información.
INGENIO CARMELITA designó como Oficial de Protección de Datos Personales al área que se relaciona a continuación, quién será responsable de la recepción, atención y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos y en general de cualquier tipo de consulta relacionada con los datos personales de los Titulares: Empresa Responsable atención PQRS INGENIO CARMELITA. Departamento Jurídico
XIX. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)
De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 y el Decreto 886 de 2014, el INGENIO CARMELITA S.A., registrará y actualizará sus bases de datos y la presente Políticas de tratamiento de datos personales en el Registro Nacional de bases de datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El INGENIO CARMELITA S.A. se reserva en los eventos contemplados en la ley y sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencialidad de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho de la autonomía Empresarial.
La implementación efectiva de estos mecanismos garantizará el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y protegerá la información personal de los titulares almacenada en las bases de datos de Ingenio Carmelita S.A.
XV. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS.
Se publicará en la página web www.ingeniocarmelita.com. Así mismo, el presente documento constituye una modificación a las políticas de tratamiento de datos preexistentes y rige a partir del 27 de agosto de 2024 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique. Las bases de datos en poder de INGENIO CARMELITA en las que se registran datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política y se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información.
ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA
INGENIO CARMELITA se reserva el derecho de modificar los términos y condiciones del presente documento “Política de Tratamiento de Datos Personales” como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos, reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones, funciones o finalidades. En los casos que esto ocurra se publicará con 15 días de anticipación a su vigencia el nuevo documento de “Política de Tratamiento de Datos Personales” en la página web: www.ingeniocarmelita.com.